Le module Contrats permet de centraliser tous les engagements juridiques et financiers de la copropriété. Il offre une vision claire des dates d'échéance, des coûts récurrents et des documents associés (scans des contrats signés).

1. Structure d'un Contrat

Chaque fiche contrat regroupe les informations clés pour le suivi administratif :

Titre : Nom explicite du contrat (ex: "Entretien Ascenseur 2024").
Fournisseur : Lien direct vers la fiche du prestataire concerné.
Dates de validité : Date de début et date de fin (optionnelle pour les contrats à durée indéterminée).
Montant Annuel : Coût total estimé ou forfaitaire sur l'année.
Fréquence : Rythme de facturation (mensuel, trimestriel, annuel, etc.).

2. Suivi et Statuts

Actif

Le contrat est en cours de validité et les prestations sont dues.

Expiré

La date de fin est dépassée. Une reconduction ou un nouveau contrat est nécessaire.

Résilié

Le contrat a été rompu avant son échéance ou n'est plus d'actualité.

3. Dématérialisation (Documents)

Vous pouvez joindre des documents à chaque contrat (PDF, images). C'est l'endroit idéal pour stocker :

L'exemplaire signé du contrat original.
Les avenants successifs.
Les conditions générales de vente du prestataire.
Les rapports de visite périodiques liés au contrat.

Conseil Métier

"Pensez à bien renseigner le montant annuel et la fréquence de facturation. Ces données permettent au système d'anticiper les dépenses futures dans vos rapports de trésorerie prévisionnels."